Op het eerste gezicht lijkt dit een praktisch nadeel van het Nieuwe Werken. Gelukkig is het niet zo ingewikkeld meer om telewerkers zelf hun data te laten beheren, beschermen en herstellen.

Mogelijkheden
Bedrijven kunnen hun telewerkers gebruik laten maken van een centraal beheerde back-up en hersteloplossing. Hierbij wordt door de IT-afdeling bepaald hoe en hoe vaak back-ups worden gemaakt. Deze oplossing maakt idealiter gebruik van zogenaamde ‘disk imaging technology’ en maakt eigenlijk een ‘snapshot’ van de harde schijf, inclusief het besturingssysteem en instellingen van programma’s. Dit betekent dat applicaties en data bij een crash binnen minuten hersteld kunnen worden in plaats van uren of dagen. Het is bovendien mogelijk individuele bestanden of mappen die per ongeluk kwijtgeraakt zijn te herstellen, wat downtime beperkt en de productiviteit hoog houdt.

Ook kunnen werknemers hun laptop back-uppen naar diverse opslagapparaten en locaties: gedurende dag draaien ze back-ups naar hun eigen harde schijf en periodiek worden deze opgeslagen naar een extern opslagapparaat. Het klinkt wellicht gecompliceerd, maar dit is relatief eenvoudig en snel te realiseren met de juiste software. En personeel hoeft niet meer per se naar kantoor te komen om de gecrashte laptop weer aan de praat te krijgen.

Een andere optie is om cloud computing in te zetten voor back-up en herstel. Telewerkers kunnen een online back-up service gebruiken om zelfbeheer mogelijk te maken. Op die manier beschermen ze zelf hun laptop, kunnen ze deze herstellen terwijl ze onderweg zijn en hoeven ze niet te wachten tot ze weer op kantoor (lees: IT-afdeling) komen. Gebruikers kunnen zelf hun back-ups up-to-date houden, waardoor ze in het geval van een ramp toch toegang hebben tot hun recente data.

Tips
De volgende richtlijnen kunnen nuttig zijn, ongeacht het type back-up dat je kiest:
- Kies de plek waar gebruikers hun back-ups gaan opslaan – het is in de meeste gevallen handig om minstens twee doelen te kiezen waar de data opgeslagen wordt, lokaal voor snel herstel, en extern op bijvoorbeeld een apparaat voor netwerkopslag via een VPN verbinding of naar de cloud. Opslag ter plaatse is niet genoeg omdat het geen bescherming biedt tegen fysieke beschadiging van je bedrijf.
- Zorg voor een helder back-up beleid – wie is verantwoordelijk voor het beheer van backups? Hoe reageert je bedrijf in het geval van systeemfalen?
- Train gebruikers – zorg ervoor dat iedereen binnen je bedrijf begrijpt wat het belang is van back-ups en hoe ze gemaakt moeten worden buiten het kantoor.
- Test je back-ups regelmatig – zodra ze geïnstalleerd zijn vergeet je heel makkelijk dat je regelmatig moet controleren of ze nog werken voordat het te laat is.

David Blackman is general manager Noord-Europa, Midden-Oosten en Afrika bij Acronis